Identifikátor listiny

Identifikátor listin je alfanumerický kód, který přesným označením listiny slouží k její identifikaci. Používá se prvotní identifikátor dokumentu (PID), číslo jednací (čj.) a spisová značka (sp. zn.).

Protože listiny k téže věci tvoří spis, je nutno identifikovat rovněž spis. Historicky vznikly na konci 19. století 2 systémy: justiční a správní. Justiční vychází z toho, že k téže věci vznikne mnoho dokumentů. Proto za primární považuje označení spisu spisovou značkou a označení dokumentu číslem jednacím v něm odvíjí od spisové značky. Číslo jednací je konstruováno jako číslo listu ve spisu, na němž dokument začíná.

Správní systém vycházel z toho, že každé podání je vyřízeno zpravidla jedním dokumentem. Proto spisy zakládány nebyly a vyřízení mělo stejné číslo jednací jako podání. V takových případech se číslo jednací a spisová značka nijak neliší. Výjimkou tvoří odpovědi prvopisem, kdy se nezakládá spis, takže spisová značka neexistuje. Příklady: sp. zn. nebo čj. NKÚ-0008/07, sp. zn. nebo čj. JMK 101345/2006 a sp. zn. nebo čj. S-JMK 47846/2006/OD/Bo. Pokud, výjimečně, bylo k téže věci nové podání, bylo předchozí podání priorováno, tj. místo vyřízení bylo poznamenáno číslo jednací nového podání.

Ve 20. století se ukázalo, že typické správní řízení se stále více podobá soudnímu. Proto místo nepraktické priorace byl zaveden sběrný arch, který sice měl číslo jednací podání, nicméně dokumenty v něm byly odlišeny pomocí pořadového čísla. V prvních letech 21. století se správní systém justičnímu ještě více přiblížil. Za číslo jednací byl prohlášen identifikátor dokumentu i ve sběrném archu. Jediný rozdíl mezi justičním a správním systémem tedy spočívá v tom, že v justičním jsou číslovány listy, zatímco ve správním dokumenty. Označení dokumentů v justičním systému tak tvoří neúplnou číselnou posloupnost, na rozdíl od správního.

Spisová značka
Zkratka '''sp. zn.''' Je to jedinečné rozlišovací označení věci používané veřejným úřadem. U správních úřadů nebyl pojem spisová značka příliš vžitý. Její používání předepsal až § 17 nového správního řádu, zákon č. 500/2004 Sb. Soudy naproti tomu užívají jednotný systém, který pochází z 19. století a užívá se nejen v České republice, ale s menšími modifikacemi v celé střední Evropě, cf. IV ZR 32/50 nebo 1 Ob 862/47.

Spisovou značku soudního spisu (např. 4 C 192/2001) tvoří čtyři části:
 * 1) 4 je číslo soudního oddělení (senátu). Někdy má soud jen jeden rejstřík daného druhu, pak číselný prefix chybí, ale většinou soudy vedou pro každé soudní oddělení zvláštní rejstřík a potom je toto rozlišování nezbytné. U Ústavního soudu se pro oddělení (senáty) používají římská čísla s tečkou, popř. Pl. v případě plenárních věcí, u obecných soudů arabská čísla bez tečky. Pokud byla věc převedena mezi dvěma odděleními, zapisují se staré i nové číslo oddělená lomítkem, např. 12/31 Cm 441/1997.
 * 2) C je označení rejstříku, do kterého byla je věc zapsána. Vnitřní a kancelářský řád stanoví, že se číslo od písmene neodděluje mezerou (tj. 4C), avšak to je mrtvá litera, která se málokdy dodržuje.
 * 3) 192 je pořadové číslo zápisu v rejstříku za daný rok.
 * 4) 2001 je rok, k němuž se rejstřík vztahuje; obecné soudy dnes vesměs používají čtyřmístnou notaci, Ústavní soud s výjimkou roku 2000 setrval u dvoumístné.

V daném příkladu jde tedy o občanskoprávní spornou věc zapsanou do rejstříku vedeného 4. oddělením soudu pro rok 2001 pod pořadovým číslem 192.

Číslo jednací
Zkratka '''č. j. nebo čj.''' Mělo odlišný význam ve veřejné správě a odlišný v soudnictví.

V případě soudních písemností se číslo jednací konstruuje tak, že se ke spisové značce připojí spojovník a číslo listu první strany písemnosti založené v příslušném spisu, např. čj. 11 Tmo 214/2006–54 označuje písemnost, která začíná ve spisu sp. zn. 11 Tmo 214/2006 na listu číslo 54. Není stanoveno, zda mezi spisovou značka a pomlčkou má být mezera. Za vhodnější lze považovat, aby mezera nebyla; nicméně NSS se chová opačně.

Ve veřejné správě bylo číslo jednací primárně označení věci, o níž správní úřad jedná. Jeho používání je předepsáno v § 67 odst. 2 věta druhá a § 69 odst. 1 věta druhá nového správního řádu. Jsou na něj stanoveny pouze minimální požadavky, takže mezi jednotlivými správními úřady panuje velká variabilita – systém spisových značek a jednacích čísel není jednotný pro celou veřejnou správu. Každý správní úřad používá jiné označování, minimálním standardem je pouze to, že v čísle jednacím je obsaženo pořadové číslo iniciačního dokumentu (dokumentu, na jehož základě bylo správní řízení nebo jiné řízení zahájeno) a letopočet. Ustanovení § 2 odst. 10 a 11 vyhlášky č. 646/2004 Sb. stanovily:

(10) Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. (11) Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce "Vyřízeno" se do podacího deníku zapíše "Sběrný arch".

To se ukázalo jako nepraktické. Náhradním řešením byla tzv. značka jednoznačně identifikující dokument ve spisu, když samotné číslo jednací (zde spíše spisová značka) nestačilo. Název identifikace dokumentu nebyl žádným předpisem předepsán. Z tradiční podoby memoranda (typ dokumentu se záhlavím „Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/linka V Hradci Králové dne“) se podává, že by se mu mělo říkat značka. V praxi byl někdy nevhodně označován jako "spisová značka", ačkoliv ta je označením celého spisu. Příklady: zn. NKÚ-0008/07-1, zn. JMK 101345/2006-01 a zn. S-JMK 47846-01/2006/OD/Bo. K odstranění zmatků byl vydán § 8 odst. 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb. stanoví:

(1) Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li se dokument ve sběrném archu podle § 9 odst. 2 písm. c), obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu, kterým je chronologický přehled dokumentů ve spisu.

USA
V USA se věci označují podle žalobce a žalovaného, např. Richard Roe v. John Doe. V případě, že se jedná o rozhodování, kde druhá strana není přítomna (typicky rozhodování o osobní svobodě v petitions for the writ of habeas corpus), je případ označen jako Ex parte Doe. Příklady (anglicky):


 * Ex parte Bollman
 * Ex parte Endo
 * Ex parte Garland
 * Ex parte McCardle
 * Ex parte Milligan
 * Ex parte Quirin
 * Ex parte Young

Prameny a literatura

 * instrukce ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5. 1992, č. VSC/1-793/92, o spisové službě (historicky důležitá interní instrukce)
 * vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby – zrušená
 * vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
 * Ivan Bittner et al.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3. vydání, Linde, Praha 2005, ISBN 80-7201-549-4


 * diskussní forum k MoReq2010 (anglicky)


 * listina
 * soudní rejstřík