Identifikátor listiny
Spisová značka (zkratka sp. zn.) je označení právní věci používané orgánem veřejné moci.
U správních úřadů není pojem spisová značka příliš vžitý. Nově je zavedena v § 17 nového správního řádu. Ze setrvačnosti se spisová značka často nesprávně používá pro označení jednotlivého dokumentu ze spisu. Soudy naproti tomu užívají jednotný systém, který pochází z 19. století a užívá se nejen v České republice, ale s menšími modifikacemi v celé střední Evropě, cf. IV ZR 32/50. [1]
Spisovou značku soudního spisu (např. 4 C 192/2001) tvoří 4 části:
- 4 je číslo soudního oddělení (senátu). Někdy má soud jen jeden rejstřík daného druhu, pak číselný prefix chybí, ale většinou soudy vedou pro každé soudní oddělení zvláštní rejstřík a potom je toto rozlišování nezbytné. U Ústavního soudu se pro oddělení (senáty) používají římská čísla s tečkou, popř. Pl. v případě plenárních věcí, u obecných soudů arabská čísla bez tečky. Pokud byla věc převedena mezi dvěma odděleními, zapisují se staré i nové číslo oddělená lomítkem, např. 12/31 Cm 441/1997.
- C je označení rejstříku, do kterého byla je věc zapsána. Vnitřní a kancelářský řád (VKŘ) stanoví, že se číslo od písmene neodděluje mezerou (tj. 4C), avšak to je mrtvá litera, která se málokdy dodržuje.
- 192 je pořadové číslo zápisu v rejstříku za daný rok.
- 2001 je rok, k němuž se rejstřík vztahuje; obecné soudy dnes vesměs používají čtyřmístnou notaci, Ústavní soud s výjimkou roku 2000 setrval u dvoumístné.
V daném příkladu jde tedy o občanskoprávní spornou věc zapsanou do rejstříku vedeného 4. oddělením soudu pro rok 2001 pod pořadovým číslem 192.
Číslo jednací
Jednací číslo (č. j. nebo čj.) je značka dokumentu, o němž úřad jedná.
U správních úřadů není systém spisových značek a jednacích čísel jednotný, nemá tradici, rychle se mění a někdy nemá hlubší logiku. Každý správní úřad používá jiné označování, společné – byť ne bezvýjimečně – bývá pouze to, že ve spisové značce je obsažen letopočet a rejstříkové číslo dokumentu, na jehož základě bylo správní řízení zahájeno. Číslo jednací je definováno v § 2 odst. 10 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, který stanoví přesné pořadí údajů: „Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován.“ Příklad čísla jednacího: NKÚ-0008/07.
Číslo jednací se v případě soudních písemností konstruuje tak, že se ke spisové značce připojí spojovník a číslo listu první strany písemnosti založené v příslušném spisu, např. č. j. 11 Tmo 214/2006-54 označuje písemnost, která začíná ve spisu sp. zn. 11 Tmo 214/2006 na listu číslo 54.
