Identifikátor listiny: Porovnání verzí

Verse z 3. 11. 2006, 07:12

Spisová značka (zkratka sp. zn.) je jedinečné rozlišovací označení právní věci používané orgánem veřejné moci.

Konstrukce

U správních úřadů není pojem spisová značka příliš vžitý. Její používání předepsal v § 17 nový správní řád, zákon č. 500/2004 Sb. Soudy naproti tomu užívají jednotný systém, který pochází z 19. století a užívá se nejen v České republice, ale s menšími modifikacemi v celé střední Evropě, cf. IV ZR 32/50[1] nebo 1 Ob 862/47 [2].

Spisovou značku soudního spisu (např. 4 C 192/2001) tvoří čtyři části:

1. 4 je číslo soudního oddělení (senátu). Někdy má soud jen jeden rejstřík daného druhu, pak číselný prefix chybí, ale většinou soudy vedou pro každé soudní oddělení zvláštní rejstřík a potom je toto rozlišování nezbytné. U Ústavního soudu se pro oddělení (senáty) používají římská čísla s tečkou, popř. Pl. v případě plenárních věcí, u obecných soudů arabská čísla bez tečky. Pokud byla věc převedena mezi dvěma odděleními, zapisují se staré i nové číslo oddělená lomítkem, např. 12/31 Cm 441/1997.
2. C je označení rejstříku, do kterého byla je věc zapsána. Vnitřní a kancelářský řád stanoví, že se číslo od písmene neodděluje mezerou (tj. 4C), avšak to je mrtvá litera, která se málokdy dodržuje.
3. 192 je pořadové číslo zápisu v rejstříku za daný rok.
4. 2001 je rok, k němuž se rejstřík vztahuje; obecné soudy dnes vesměs používají čtyřmístnou notaci, Ústavní soud s výjimkou roku 2000 setrval u dvoumístné.

V daném příkladu jde tedy o občanskoprávní spornou věc zapsanou do rejstříku vedeného 4. oddělením soudu pro rok 2001 pod pořadovým číslem 192.

Číslo jednací

Jednací číslo (č. j. nebo čj.) je jedinečné označení dokumentu, o němž úřad jedná. Jeho používání je předepsáno v § 67 odst. 2 věta druhá a § 69 odst. 1 věta druhá nového správního řádu

U správních úřadů není systém spisových značek a jednacích čísel jednotný. Každý správní úřad používá jiné označování, společné – byť ne bezvýjimečně – bývá pouze to, že ve spisové značce je obsažen letopočet a rejstříkové číslo dokumentu, na jehož základě bylo správní řízení zahájeno; to předepisuje ustanovení § 2 odst. 10 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby: "Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován." Příklad čísla jednacího: NKÚ-0008/07.

V případě soudních písemností se číslo jednací konstruuje tak, že se ke spisové značce připojí spojovník a číslo listu první strany písemnosti založené v příslušném spisu, např. č. j. 11 Tmo 214/2006-54 označuje písemnost, která začíná ve spisu sp. zn. 11 Tmo 214/2006 na listu číslo 54.

Značka

Ve veřejné správně je číslo jednací a spisová značka v naprosté většině to samé, což si málokdo uvědomuje. Výjimkou tvoří odpovědi prvopisem, kdy se nezakládá spis, takže spisová značka neexistuje. Vzniká proto potřeba jednoznačné identifikace dokumentu ve spisu. Název identifikace dokumentu není žádným předpisem předepsán. Z tradiční podoby memoranda (typ dokumentu se záhlavím „Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/linka V Hradci Králové dne“) se podává, že by se mu mělo říkat značka. Název "spisová značka", který se občas objevuje, je vysoce nevhodný.

Prameny a literatura

• Vyhláška č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
• Ivan Bittner et al.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3. vydání, Linde, Praha 2005, ISBN 80-7201-549-4

Šablona:Viztéž

• spis
• soudní rejstřík