Identifikátor listiny: Porovnání verzí

Verse z 20. 9. 2010, 08:32

Identifikátor listin je alfanumerický kód, který přesným označením listiny slouží k její identifikaci. Používá se prvotní identifikátor dokumentu (PID), číslo jednací (čj.) a spisová značka (sp. zn.).

Protože listiny k téže věci tvoří spis, je nutno identifikovat rovněž spis. Historicky vznikly na konci 19. století 2 systémy: justiční a správní. Justiční vychází z toho, že k téže věci vznikne mnoho dokumentů. Proto za primární považuje označení spisu spisovou značkou a označení dokumentu číslem jednacím v něm odvíjí od spisové značky. Číslo jednací je konstruováno jako číslo listu ve spisu, na němž dokument začíná.

Správní systém vycházel z toho, že každé podání je vyřízeno zpravidla jedním dokumentem. Proto spisy zakládány nebyly a vyřízení mělo stejné číslo jednací jako podání. Pokud, výjimečně, bylo k téže věci nové podání, bylo předchozí podání priorováno, tj. místo vyřízení bylo poznamenáno číslo jednací nového podání. Ve 20. století se ukázalo, že typické správní řízení se stále více podobá soudnímu. Proto místo nepraktické priorace byl zaveden sběrný arch, který sice měl číslo jednací podání, nicméně dokumenty v něm byly odlišeny pomocí pořadového čísla.

V prvních letech 21. století se správní systém justičnímu ještě více přiblížil. Za číslo jednací byl prohlášen identifikátor dokumentu i ve sběrném archu. Jediný rozdíl mezi justičním a správním systémem tedy zůstává v tom, že v justičním jsou číslovány listy, zatímco ve správním dokumenty. Označení dokumentů v justičním systému tak tvoří posloupnost s mezerami, na rozdíl od správního.

Spisová značka

Zkratka sp. zn.. Je to jedinečné rozlišovací označení právní věci používané orgánem veřejné moci. U správních úřadů není pojem spisová značka příliš vžitý. Její používání předepsal v § 17 nový správní řád, zákon č. 500/2004 Sb. Soudy naproti tomu užívají jednotný systém, který pochází z 19. století a užívá se nejen v České republice, ale s menšími modifikacemi v celé střední Evropě, cf. IV ZR 32/50[1] nebo 1 Ob 862/47 [2].

Spisovou značku soudního spisu (např. 4 C 192/2001) tvoří čtyři části:

1. 4 je číslo soudního oddělení (senátu). Někdy má soud jen jeden rejstřík daného druhu, pak číselný prefix chybí, ale většinou soudy vedou pro každé soudní oddělení zvláštní rejstřík a potom je toto rozlišování nezbytné. U Ústavního soudu se pro oddělení (senáty) používají římská čísla s tečkou, popř. Pl. v případě plenárních věcí, u obecných soudů arabská čísla bez tečky. Pokud byla věc převedena mezi dvěma odděleními, zapisují se staré i nové číslo oddělená lomítkem, např. 12/31 Cm 441/1997.
2. C je označení rejstříku, do kterého byla je věc zapsána. Vnitřní a kancelářský řád stanoví, že se číslo od písmene neodděluje mezerou (tj. 4C), avšak to je mrtvá litera, která se málokdy dodržuje.
3. 192 je pořadové číslo zápisu v rejstříku za daný rok.
4. 2001 je rok, k němuž se rejstřík vztahuje; obecné soudy dnes vesměs používají čtyřmístnou notaci, Ústavní soud s výjimkou roku 2000 setrval u dvoumístné.

V daném příkladu jde tedy o občanskoprávní spornou věc zapsanou do rejstříku vedeného 4. oddělením soudu pro rok 2001 pod pořadovým číslem 192.

Číslo jednací

Číslo jednací (č. j. nebo čj.) má odlišný význam ve veřejné správě a odlišný v soudnictví. Ve veřejné správě je to označení věci, o níž úřad jedná. Jeho používání je předepsáno v § 67 odst. 2 věta druhá a § 69 odst. 1 věta druhá nového správního řádu. Jsou na něj stanoveny pouze minimální požadavky, takže mezi jednotlivými správními úřady panuje velká variabilita. V případě soudních písemností se číslo jednací konstruuje tak, že se ke spisové značce připojí spojovník a číslo listu první strany písemnosti založené v příslušném spisu, např. č. j. 11 Tmo 214/2006-54 označuje písemnost, která začíná ve spisu sp. zn. 11 Tmo 214/2006 na listu číslo 54.

U správních úřadů není systém spisových značek a jednacích čísel jednotný pro celou veřejnou správu. Každý správní úřad používá jiné označování, minimálním standardem je pouze to, že v čísle jednacím je obsaženo pořadové číslo iniciačního dokumentu (dokumentu, na jehož základě bylo správní řízení nebo jiné řízení zahájeno) a letopočet; to předepisuje ustanovení § 2 odst. 10 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby: "Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován."

Ve veřejné správně je číslo jednací a spisová značka obvykle nijak neliší. Výjimkou tvoří odpovědi prvopisem, kdy se nezakládá spis, takže spisová značka neexistuje. Příklady: sp. zn. nebo čj. NKÚ-0008/07, sp. zn. nebo čj. JMK 101345/2006 a sp. zn. nebo čj. S-JMK 47846/2006/OD/Bo.

Značka

Často vzniká potřeba jednoznačné identifikace dokumentu ve spisu, když samotné číslo jednací (zde spíše spisová značka) nestačí. Název identifikace dokumentu není žádným předpisem předepsán. Z tradiční podoby memoranda (typ dokumentu se záhlavím „Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/linka V Hradci Králové dne“) se podává, že by se mu mělo říkat značka. Název "spisová značka", který se občas objevuje, je nesprávný. Příklady: zn. NKÚ-0008/07-1, zn. JMK 101345/2006-01 a zn. S-JMK 47846-01/2006/OD/Bo.

USA

V USA se věci označují podle žalobce a žalovaného, např. Richard Roe v. John Doe. V případě, že se jedná o rozhodování, kde druhá strana není přítomna (typicky rozhodování o osobní svobodě v petitions for the writ of habeas corpus), je případ označen jako Ex parte Doe. Příklady (anglicky):

1. Ex parte Bollman
2. Ex parte Endo
3. Ex parte Garland
4. Ex parte McCardle
5. Ex parte Milligan
6. Ex parte Quirin
7. Ex parte Young

Prameny a literatura

• instrukce ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5. 1992, č. VSC/1-793/92, o spisové službě (historicky důležitá interní instrukce)
• vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• Ivan Bittner et al.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3. vydání, Linde, Praha 2005, ISBN 80-7201-549-4

Vizte též

• soudní rejstřík