Identifikátor listiny
Spisová značka (zkratka sp. zn.) je jedinečné rozlišovací označení právní věci používané orgánem veřejné moci.
Konstrukce
U správních úřadů není pojem spisová značka příliš vžitý. Její používání předepsal v § 17 nový správní řád, zákon č. 500/2004 Sb. Soudy naproti tomu užívají jednotný systém, který pochází z 19. století a užívá se nejen v České republice, ale s menšími modifikacemi v celé střední Evropě, cf. IV ZR 32/50[1] nebo 1 Ob 862/47 [2].
Spisovou značku soudního spisu (např. 4 C 192/2001) tvoří čtyři části:
- 4 je číslo soudního oddělení (senátu). Někdy má soud jen jeden rejstřík daného druhu, pak číselný prefix chybí, ale většinou soudy vedou pro každé soudní oddělení zvláštní rejstřík a potom je toto rozlišování nezbytné. U Ústavního soudu se pro oddělení (senáty) používají římská čísla s tečkou, popř. Pl. v případě plenárních věcí, u obecných soudů arabská čísla bez tečky. Pokud byla věc převedena mezi dvěma odděleními, zapisují se staré i nové číslo oddělená lomítkem, např. 12/31 Cm 441/1997.
- C je označení rejstříku, do kterého byla je věc zapsána. Vnitřní a kancelářský řád stanoví, že se číslo od písmene neodděluje mezerou (tj. 4C), avšak to je mrtvá litera, která se málokdy dodržuje.
- 192 je pořadové číslo zápisu v rejstříku za daný rok.
- 2001 je rok, k němuž se rejstřík vztahuje; obecné soudy dnes vesměs používají čtyřmístnou notaci, Ústavní soud s výjimkou roku 2000 setrval u dvoumístné.
V daném příkladu jde tedy o občanskoprávní spornou věc zapsanou do rejstříku vedeného 4. oddělením soudu pro rok 2001 pod pořadovým číslem 192.
Číslo jednací
Číslo jednací (č. j. nebo čj.) má odlišný význam ve veřejné správě a odlišný v soudnictví. Ve veřejné správě je to označení věci, o níž úřad jedná. Jeho používání je předepsáno v § 67 odst. 2 věta druhá a § 69 odst. 1 věta druhá nového správního řádu. Jsou na něj stanoveny pouze minimální požadavky, takže mezi jednotlivými správními úřady panuje velká variabilita. V případě soudních písemností se číslo jednací konstruuje tak, že se ke spisové značce připojí spojovník a číslo listu první strany písemnosti založené v příslušném spisu, např. č. j. 11 Tmo 214/2006-54 označuje písemnost, která začíná ve spisu sp. zn. 11 Tmo 214/2006 na listu číslo 54.
U správních úřadů není systém spisových značek a jednacích čísel jednotný pro celou veřejnou správu. Každý správní úřad používá jiné označování, minimálním standardem je pouze to, že v čísle jednacím je obsaženo pořadové číslo iniciačního dokumentu (dokumentu, na jehož základě bylo správní řízení nebo jiné řízení zahájeno) a letopočet; to předepisuje ustanovení § 2 odst. 10 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby: "Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován."
Ve veřejné správně je číslo jednací a spisová značka obvykle nijak neliší. Výjimkou tvoří odpovědi prvopisem, kdy se nezakládá spis, takže spisová značka neexistuje. Příklady: sp. zn. nebo čj. NKÚ-0008/07, sp. zn. nebo čj. JMK 101345/2006 a sp. zn. nebo čj. S-JMK 47846/2006/OD/Bo.
Značka
Často vzniká potřeba jednoznačné identifikace dokumentu ve spisu, když samotné číslo jednací (zde spíše spisová značka) nestačí. Název identifikace dokumentu není žádným předpisem předepsán. Z tradiční podoby memoranda (typ dokumentu se záhlavím „Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/linka V Hradci Králové dne“) se podává, že by se mu mělo říkat značka. Název "spisová značka", který se občas objevuje, je nesprávný. Příklady: zn. NKÚ-0008/07-1, zn. JMK 101345/2006-01 a zn. S-JMK 47846-01/2006/OD/Bo.
Prameny a literatura
- instrukce ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5. 1992, č. VSC/1-793/92, o spisové službě (historicky důležitá interní instrukce)
- Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- Ivan Bittner et al.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3. vydání, Linde, Praha 2005, ISBN 80-7201-549-4
